Dolnośląska Chorągiew Harcerek

Dolnośląska Chorągiew Harcerzy

Harmonogram HAZ 2018

Termin

Działanie

Dokumenty

Odpowiedzialny

DO

3 LISTOPADA

Wstępne zgłoszenie Akcji Letniej do Okręgu

 

Należy wypełnić Formularz zgłoszeniowy organizacji AZ znajdujący się na stronie HALi HAZ Okręgu Dolnośląskiego ZHR – zakładka: „Zgłoszenie AZ”

-

Komendant obozu / kolonii

DO

14 LISTOPADA

Weryfikacja zgłoszeń i ogłoszenie listy obozów oraz mianowania na funkcję komendantów oraz kwatermistrzów obozów / kolonii

 

Lista obozów / kolonii zostanie ogłoszona na stronie Okręgu wraz z powołaniem w rozkazie właściwej Komendantki lub Komendanta Chorągwi komendantki lub komendanta oraz kwatermistrzów obozu / kolonii.

-

Zespół HAZ /

Komendanci Chorągwi /

Zarząd Okręgu

21 LISTOPADA

Wydawanie pełnomocnictw i zaświadczeń o bezpłatną informację do KRK dla komendantów obozów / kolonii oraz przydzielanie obozowych kont bankowych
na Pomorskiej od godz. 18.00 do 19.00

 

Komendanci obozów / kolonii otrzymają pełnomocnictwa oraz numery kont od Zarządu Okręgu, zaświadczenie do KRK o wydanie bezpłatnej informacji dla wolontariuszy OPP od Zespołu HAZ.

-

Zespół HAZ /

Zarząd Okręgu

DO

1 GRUDNIA

Uzyskanie i przesłanie Opinii Państwowej Straży Pożarnej oraz zgody / umowy z właścicielem / zarządcą / użytkownikiem obiektu / terenu

 

Należy uzyskać opinię PSP oraz zgodę właściciela terenu na organizację obozu lub rezerwację miejsc w przypadku obozów wędrownych i wysłać skany tych dokumentów na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. tytułując maila: [HAZ2018] nazwisko komendanta - PSP

1. Opinia Państwowej Straży Pożarnej

2. Zgoda / umowa z właścicielem / zarządcą / użytkownikiem obiektu / terenu

 

Komendant obozu / kolonii

DO

3 GRUDNIA

Zatwierdzanie Planów Pracy u Hufcowych / Komendantów Związków Drużyn

 

Należy przedstawić Plany Pracy właściwym przełożonym oraz uzyskać ich merytoryczne zatwierdzenie.

1. Plany Pracy jednostek uczestniczących w obozie / kolonii (w przypadku obozów wędrownych do Planu Pracy należy załączyć mapę trasy z uwzględnieniem terminu i miejsca noclegu).

Komendant obozu / kolonii

wraz z

drużynowymi

DO

10 GRUDNIA

Uzyskiwanie akceptacji od Komendantki / Komendanta Chorągwi

(w przypadku wyjazdów zagranicznych – akceptacji Komisarza Zagranicznego ZHR)

 

Należy przedstawić Plany Pracy oraz listę kadry wraz z kwalifikacjami i uzyskać stosowną akceptację programową na przygotowanym Raporcie przedobozowym

(w przypadku wyjazdów zagranicznych akceptację programowa i kadrową Komisarza Zagranicznego ZHR – w dowolnej pisemnej formie – trzeba załączyć do Planu Pracy)

1. Plany Pracy jednostek uczestniczących w obozie / kolonii

2. Lista kadry – pełna (kierownik, kwatermistrz, wychowawcy, ratownicy, przewodnik górski, kucharka, tłumacz, itp.)

3. Uprawnienie kierownika (oraz potwierdzenie odbycia szkolenia med.)

4. Uprawnienia wychowawców (oraz potwierdzenie odbycia szkolenia med.)

5. Kwalifikacje pozostałej kadry (ratownicy, kucharka, przewodnik)

6. Zaświadczenia z KRK dla komendanta i wychowawców

7. Preliminarz finansowy i Raport przedobozowy wydrukowane razem dwustronnie na 1 kartce w 2 egz. – wypełniona 1 strona – cześć „Raport”

Komendant obozu / kolonii

11 GRUDNIA

Wydawanie dostępu do systemu KO w celu zgłoszenia obozów / kolonii do Kuratorium Oświaty (otrzymają tylko wypoczynki zatwierdzone programowo)

-

Zespół HAZ

12 GRUDNIA

Szkolenie dla kadr zimowisk ZHR Okręg Dolnośląski z procedur i przepisów

Szczegóły zostaną ogłoszone.

-

Zarząd Okręgu

16 GRUDNIA

Obowiązkowe szkolenie finansowe komendantów lub kwatermistrzów – I termin

Wrocław, ul. Pomorska 27/2 - godz. 9.00

-

Skarbnik ZO

18 GRUDNIA

Szkolenie medyczne dla kadr wypoczynków

Wrocław, ul. Pomorska 27/2

-

HOPR DLS

19 GRUDNIA

Obowiązkowe szkolenie finansowe komendantów lub kwatermistrzów – II termin

Ostrzeszów, ul. Przemysłowa 27 - godz. 15.20

-

Skarbnik ZO

DO

19 GRUDNIA

Zgłaszanie obozu / kolonii w Kuratorium Oświaty

 

Po otrzymaniu na maila (Komendanta obozu) dostępu do systemu zgłoszeń wypoczynków w KO należy wypełnić formularz zgłoszeniowy wypoczynku. Wygenerowane zgłoszenia do KO, należy wydrukować i podpisane przez Kierownika, założyć w Kuratorium Oświaty we Wrocławiu (Poznaniu) - 1 egz. i wziąć potwierdzenie jego złożenia na 2 egz. oraz przesłać skan tego potwierdzenia na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. tytułując maila: [HAZ2018] nazwisko komendanta – KO

Dokumenty jak wyżej oraz:

1. Szkic zagospodarowania terenu

2. Opinia Państwowej Straży Pożarnej

Komendant obozu / kolonii

9*, 30 STYCZNIA

Zatwierdzanie merytoryczne i formalne w Okręgu

 

 

Należy przedstawić wymagane dokumenty i otrzymać potwierdzenie prawidłowości przygotowanej dokumentacji na Karcie zatwierdzenia (tzw: obiegówce). Warunkiem zatwierdzenia obozu JEST BRAK ZALEGŁOŚCI:

1. Składki opłacone do końca I kwartału 2018 przez każdą drużynę jadącą na obóz oraz kadrę instruktorską, a także opłacone składki chorągwi

2. Rozliczona dokumentacja finansowa i inwentarzowa wszystkich jednostek jadących na obóz za rok 2017

3. Nie posiadanie innych nie rozliczonych zobowiązań finansowych i merytorycznych

1. Plany Pracy jednostek uczestniczących w obozie / kolonii

2. Lista kadry – pełna

3. Lista uczestników

4. Lista odpłatności

5. Wypełnione karty uczestników (także pełnoletnich)

6. Książeczki pracownicze kadry do celów sanitarno-epidemiologicznych z aktualnymi badaniami kwalifikującymi do pracy na obozie

7. Zgoda / umowa z właścicielem / zarządcą / użytkownikiem obiektu / terenu

8. Umowa na wywóz odpadów komunalnych

9. Polisy ubezpieczeniowe

10. Zobowiązania komendanta i kwatermistrza – deklaracja w sprawie ochrony życia i zdrowia (DD) oraz zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej (ZM) – po 2 egz.

11. Zobowiązania wychowawców – deklaracja w sprawie ochrony życia i zdrowia (DD) – po 2 egz. dla każdego

12. Umowy po – 3 egz. dla każdego (wolontariackie lub zlecenia) i Zakresy obowiązków pozostałej kadry – po 2 egz. dla każdego (ratownicy, przewodnik górski, kucharka, zaopatrzeniowiec, tłumacz)

13. Preliminarz finansowy i Raport przedobozowy wydrukowane razem dwustronnie na 1 kartce w 2 egz.

14. Wynik badania wody lub kopie zlecenia wykonania takich badań

Komendant obozu / kolonii

9*, 30 STYCZNIA

Uzyskiwanie zgody na wyjazd

 

Należy przedstawić wymagane dokumenty Przewodniczącemu ZO i uzyskać zgodę na wyjazd.

1. Preliminarz finansowy

2. Raport przedobozowy

Komendant obozu / kolonii

DO

20 MARCA

Rozliczanie obozów i kolonii oraz zdanie kont bankowych obozów

 

 

Należy złożyć wymagane dokumenty w biurze ZO i uzyskać stosowne tego potwierdzenie.

Cała zebrana wcześniej dokumentacja oraz:

1. Sprawozdanie finansowe i Raport poobozowy wydrukowane razem dwustronnie na 1 kartce w 2 egz.

2. Książka finansowa i bankowa uzupełniona w całości wraz z dokumentami źródłowymi (FV, rachunki, KP, RP, KD itp.)

3. Uzupełnione książki pracy

4. Dokumenty powstałe i prowadzone podczas trwania danego obozu

5. Uzupełnione karty uczestników o części pobytu na placówce

6. Wszelkie podpisane w związku z organizacją obozu / kolonii umowy oraz wydane pełnomocnictwa

7. Wszelkie arkusze, protokoły, pisma i decyzje powstałe w wyniku przeprowadzanych na obozie / kolonii kontroli i wizytacji

8. Ksero uprawnień i zaświadczeń KRK kadry

Komendant obozu / kolonii

* Termin obowiązuje wypoczynki jednostek województwa dolnośląskiego